Revista Infra Maio/Junho 2019

46 INFRA Outsourcing & Workplace MENSAGERIA PROFISSIONAL E A SUA IMPORTÂNCIA PARA O FACILITY MANAGER M as antes de começarmos, você sabe o que é a mensageria? É o setor que cuida, controla e transporta internamente todos os documentos e correspondências na sua empresa, sendo o elo do transportador – por exemplo os Correios – na chegada dos objetos na empresa até a entrega nas mãos dos destinatários finais. Trabalhando há muitos anos com esta especialidade nos deparamos com alguns gestores que não dão a importân- cia devida para este setor e acabam se arrependendo, principalmente quando algum problema sério acontece. Como exemplo, e um dos que geram muitas preocupações, podemos citar sobre os casos em que empresas recebem cartas judiciais advindas de tribunais ou fóruns contendo informações sobre notificações, intimações e ou sansões. Um controle não muito eficaz faz com que um extravio ou mesmo uma perda de prazo de resposta se torne uma dor de cabeça muito grande para o facility manager, inviabilizando inclusive uma tomada mais ágil de decisão para evitar outros transtornos. Uma dica para minimizar o risco de um extravio está dentro de um conheci- do lema que diz: “Atendimento bom é atendimento imediato”, ou seja, quanto menos tempo a correspondência ficar em posse da administração, menores as chances de haver algumproblema futuro. Neste caso, sugiro também a adoção de uma escala de urgências. Trabalhar com uma escala de priori- dades é essencial, pois os serviços com maior valor agregado ou de rota expressa demandarão uma resposta mais rápida do destinatário final. Serviços expres- sos, como por exemplo Sedex, Sedex 10 e Sedex 12 dos Correios com certeza demandam mais urgência. Documen- tos sem rastreabilidade, malas diretas e ou impressos já saem da origem com prioridade baixa e desta forma exigirão uma ação também não urgente do des- tinatário final. Outro ponto importante sobre o processual do setor de recebimento e envios de correspondências está na de- vida reposição de funcionário capacita- do quando a pessoa responsável pelo setor falta ou precisa se ausentar. Em uma hora dessas cria-se um alerta para uma possível fragilidade do setor e, às

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