Revista Infra Setembro/Outubro 2019

WORKSPACE MANAGEMENT POR QUE DAR ATENÇÃO A ISSO? E COMO? É muito comum presenciar a exis- tência de sobrecarga nas áreas de facilities. Afinal, nada mais complexo do que gerenciar cada cm 2 de escritó- rios, indústrias etc. Talvez pelo tamanho dessa carga de operação, é também comum perceber que muitos profis- sionais criam as próprias armadilhas quando analisam os problemas que têm pela ótica da consequência, e não pela causa. E outras vezes quando o fazem pela causa, a qual normalmente está atrelada ao colaborador da empresa, estes profissionais invertem a visão do problema: querem obrigar o colabo- rador a fazer algo que na visão deste colaborador é pior. Há aparentemente um consenso so- bre a existência de desgaste entre quem gerencia o espaço de trabalho e quem usa. E a origem desse problema normal- mente está atrelada às dificuldades do gestor em analisar a demanda pelo uso do espaço, entender como ela funcio- na ao longo do tempo e saber definir adequadamente como agir nesse pe- ríodo. E não se está falando de cadeiras quebradas, lâmpadas que não funcio- nam, ar-condicionado que esteja frio, crachá indisponível etc, pois esse tipo de atividade já é controlada por várias soluções de gestão em facilities. Afinal, estas são atividades bem conhecidas da operação física. Mas o que está sendo percebido na base da dor pelos gestores é que, por mais que ele gestor se esforce para fazer aquela reforma enorme, caríssima e de alto impacto na empresa, as pessoas não estão conseguindo ser produtivas devido aos conflitos de incompatibi- lidade dos escritórios dos quais elas necessitam. A origem deste conflito tem nome: workspace management. A gestão de uso do espaço de traba- lho tem a ver com uma atividade que inexiste nas áreas de facilities usual- mente: entender e atuar sobre a expe- riência do colaborador. Na maior parte dos casos, é capaz de se arriscar que não há perfil adequado nas áreas de facilities para tratar isso. E inclusive há uma armadilha grande que é colocar profissionais de facilities com mindset de operação em infraestrutura para trabalhar na gestão de experiência, e decidem forçar o colaborador a utili- zar algo que não foi feito para ele. Um exemplo disso é o caso em que se faz um “puxadinho” de um sistema de gestão de chamados do facilities, para que esta seja a interface de controle de uso de recursos do escritório pelo colaborador. Isso somente agrava o problema. A ótica sobre como encarar o proble- ma é fundamental para dar o passo certo. Muitos seguem logo para a solução, sem antes analisar o que devem realmente fazer e porque devem fazer. Um escri- tório deveria ser analisado à base das jornadas de uso. Esse entendimento de como ocorrem as jornadas revela o que deve ser feito, mas também o que não deve ser feito, principalmente. Um outro exemplo de ilusão sobre tapas-buracos de ações nesse assunto estão na esperança de que reformas de grande porte, ou de que mudanças de prédios resolvam os problemas de experiência do usuário. Isso não neces- sariamente é verdade, e na maior parte das vezes não é, devido ao número de casos de empresas que 4 ou 5 meses depois de uma mega reforma já estão vivenciando novamente os mesmos ve- lhos problemas. Não que um projeto de retrofit ou reforma de escritório não sejam importantes de serem realizados, são sim. O problema é que eles não atuam explicitamente sobre a causa- -raiz de alguns problemas-chave de 20 INFRA Outsourcing & Workplace