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Entrevista de FM
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INFRA
Outsourcing &Workplace
serviu para baixar o contrato em mais
de R$ 1 milhão, sem falar na revisão do
seguro desses veículos, responsável por
reduzir os gastos em 43,31%.
U
m depósito de caixas arquivadas
O terceiro macroprocesso é a Do-
cumentos. A área tem a liderança fe-
minina de Giuliana Bertoli do Nasci-
mento, que tem sob a sua gestão nada
menos que 98,4 mil caixas arquivadas
em cinco arquivos físicos que ocupam
8,6 mil metros quadrados. Assim como
o número de documentos protocola-
dos, a tramitação também é grande:
93,3 mil/ano.
“Na região Norte, por exemplo, as
pessoas não têm fácil acesso à internet
quanto aqui. Então, ainda é comum se
dirigirem às agências para obter uma in-
formação, um boleto etc. Além do mais,
a fiscalização da ANEEL é constante.
Frequentemente, a Agência pede docu-
mentos de um determinado consumi-
dor – como uma solicitação de ligação
de energia. Então precisamos ter um
sistema eletrônico que encontre rapi-
damente o que eles querem”, afirma o
superintendente Administrativo Corpo-
rativo, Jefferson Luiz Kopak.
Com a padronização, ficou mais fá-
cil e rápido ter em mãos ou via siste-
ma qualquer desses documentos. Tudo
é protocolado e escaneado para depois
seguir para um depósito. O prazo para
resgate é de 40 minutos para arquivo
eletrônico e 24 horas para o arquivo
físico. Com o auxílio de um segundo
sistema, é possível ainda emitir e fazer
a devolução de correspondências com
interface correios, o que garante o cum-
primento da tabela de temporalidade e
atendimento a prazos. O melhor con-
trole do prazo de guarda e os custos
evitados com a guarda fora do prazo
acarretaram nesses últimos dois anos
em uma economia de R$ 369 mil.
V
iagens
,
hotéis
e alimentação
Deslocamento neste ramo de negó-
cio é fator corriqueiro. Por isso, as des-
pesas com viagens, hotéis e, principal-
mente, alimentação também ganham
atenção especial da área Administra-
tiva e de Facilities. A Rede Energia
mantém convênio com 654 hotéis e
872 restaurantes. O pagamento é feito
diretamente pela empresa, pois o uso
do cartão alimentação, que na maio-
ria das vezes torna a gestão bastante
eficiente, neste caso não é a melhor
saída, pois lá no interior do Pará, por
exemplo, não é usual.
Gestão Administrativa e de Facilities
Budget da ordem de R$ 140 milhões
Administração de
75,2 mil documentos
protocolados/ano
25 pontos de protocolo
Administração de
93,3 mil tramitações
de documentos/ano
Administração de
98,4 mil caixas arquivadas
5 arquivos (8.600 m
2
)
Administração de
convênios com 654 hotéis
872 restaurantes
(28 mil reservas/ano)
Administração de
1.751 documentações
de veículos
Administração
de 357 postos
156 mil abastecimentos/ano
Administração
de 7.600
manutenções/ano
Administração de
1.369 imóveis
66,7 mil itens de mobiliário
e equipamentos
Administração de
968 linhas fixas
1.495 linhas móveis
46 centrais telefônicas
64 contratos
Administração de
176 contratos de facilities
(principalmente: vigilância,
controle de acesso
e limpeza)
Administração de
18.900 solicitações
de serviço/ano