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INFRA
Outsourcing &Workplace
O atendimento personalizado de uma
agência de viagens (trabalhando por “fee”)
tem ajudado a companhia a realizar al-
guns trâmites importantes para reduzir
os custos. Semanalmente, a agência faz o
levantamento dos bilhetes não utilizados e
imediatamente pede reembolso às compa-
nhias aéreas, que também fecharam des-
contos nas passagens. A economia nesses
últimos dois anos foi de R$ 406 mil.
A
poio ao administrativo
Para ajudar em todo esse proces-
so minucioso alavancado pelo projeto
EPAd, foi criada a divisão Apoio à Ges-
tão. São equipes menores que dão su-
porte às ações táticas/estratégicas da
área Administrativa, como padronizar
ferramentas, documentos, controles e
relatórios; fornecer de forma ágil e confi-
ável as informações da área administrati-
va para a tomada de decisão; e acompa-
nhar e analisar Indicadores e ANSs dos
macroprocessos: Infraestrutura, Frota e
Documentos; entre outras ações.
A
companhamento
,
sempre
O segredo, segundo a equipe estra-
tégica, foi mapear todos os processos.
Saber exatamente o que cada área fazia
para, então, traçar um procedimento
mais adequado. Passaram um mês só
entrevistando os funcionários. E com a
ajuda de uma consultoria, desenharam
um modelo de fluxo de trabalho que
gerou um procedimento. “Quando um
novo colaborador entra para a equipe,
além do treinamento recebido, o mate-
rial com esses procedimentos facilita,
e muito, o engajamento no trabalho”,
conta Jefferson Luiz Kopak.
Como o monitoramento constante
é fator decisivo para que o projeto não
morra, a equipe viaja bastante e realiza
muita videoconferência. Existe um co-
mitê que se reúne por uma hora todo
mês. Cada reunião se destina a discu-
tir as melhores práticas para um des-
ses serviços. Enquanto outro encontro
mensal gerencial serve para analisar
os indicadores estabelecidos para cada
processo.
Nesses dois anos de projeto, a área
Administrativa e de Facilities já conse-
guiu reduzir os custos em R$ 17 milhões
– o que daria para pagar toda a folha de
pagamento desta equipe por 32 meses.
Nada mal, não?!
CEMAT:
52 colaboradores
ERNESUL:
32 colaboradores
REDE SUL/SUDESTE:
44 colaboradores
CELPA:
50 colaboradores
CELTINS:
31 colaboradores
Sede-SP:
8 colaboradores
EGA:
13 colaboradores
Conhecendo
a Área
Administrativa
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