Revista Infra Julho/Agosto 2018

65 INFRA Outsourcing & Workplace O gestor de viagens tem que influenciar tanto para atender às necessidades internas da empresa, como para estimular o fornecedor a melhorar a prestação dos seus serviços Eduardo Murad , Diretor Executivo da Alagev Sara Monteiro Chueco, Coordenadora de Serviços de Facilidades do Mackenzie Samara Peres, Superintendente Administrativa da SulAmérica Seguros TI do instituto desenvolveu um sistema na intranet para solicitação e aprovação eletrônica. A negociação da remuneração por transaction fee gerou uma conside- rável economia para o Mackenzie, e, por conta da política de tomada de preços a cada quatro anos, a empresa tem conse- guido reduzir custos, procurandomanter contato com fornecedores e obtendo óti- mas negociações com companhias áreas e locais de hospedagem. “Há cinco anos, optamos por contra- tar um profissional formado na área de Turismo, com experiência emagência de viagens. Essa foi uma excelente aquisição que tem sido um diferencial na gestão comos parceiros e atendimento aos clien- tes internos. Outra ação importante é a participação em feiras, congressos e even- tos, visando nos manter atualizados com as novidades e fornecedores de viagens e eventos”, informou a Coordenadora de Serviços de Facilidades do Mackenzie. Um case recente que trouxemelhoria na gestão de viagens do Mackenzie, que foi analisado e adequado coma participa- ção da Diretoria Executiva, Compliance e Auditoria da empresa, foi amigração das solicitações de viagens da intranet para o Enterprise Resource Planning (ERP, em português “planejamento de recursos cor- porativos”). Esse meio de solicitação, se- gundo Chueco, possibilitou a consulta de orçamento antes da compradapassagem, empenhando os valores e melhorando o controle dos gestores das diversas áreas. SEGURANÇA E EXPERIÊNCIA DO VIAJANTE Além da redução de custos, outros dois pilares importantes que o facility deve se atentar para atuar de forma equi- librada dentro da empresa, é com relação a segurança e a experiência do viajante. Adotaroprogramadutyof care, conheci- docomogerenciamentode riscos, éessen- cial para a segurança do viajante em caso de desastres naturais, conflitos políticos, atosdeterrorismoouemergênciasmédicas. Para isso, é importante monitorar os colaboradores durante viagens a traba- lho, saber exatamente para onde o pro- fissional vai viajar, o trajeto que ele vai percorrer, em qual hotel vai se hospedar, e disponibilizar aplicativos e plataformas para consolidar essas informações. Tam- bém é recomendável fazer uma checa- gem diária das notícias para, em caso de qualquer problema, que seja possível alertar a agência. “O gestor de viagens tem de ter o cui- dado de escolher parceiros que possam proporcionar segurança e confiabilidade na prestação dos serviços”, pontou o Di- retor da Alagev. Outra tendência que existe hoje, prin- cipalmente para as novas gerações, é centralizar o viajante no processo. Então, tendo em vista que a internet oferece di- versas opções de serviços, o colaborador quer ter cada vez mais o poder de escolha nas viagens. Caso isso não seja possível, pode acontecer de ele mesmo realizar uma compra direta do serviço de viagem, fazendo comque o facility perca a chance de negociação, ao comprar por um canal que não seja o oficial da empresa. Samara Peres, Superintendente Ad- ministrativa da SulAmérica Seguros, in- formou que quando iniciou na área de facilities, os serviços de gestão de viagens estavam passando por um processo de substituição de agência, fato que lhe pos- sibilitou conhecer melhor o serviço e fez com que aprendesse a realizar a gestão da atividade com mais propriedade. “Naquela época, a SulAmérica optou por trabalhar com a Carlson Wagonlit Travel (CWT), empresa que trouxe uma grande oportunidade de upgrade na nos- sa plataforma de solicitação de viagens, providenciando o selfbooking, em que o usuário é capaz de fazer uma autorre- serva, sem precisar pedir a passagem. Assim, caso seja aprovada pela política da empresa, ela é emitida automatica- Fotos Divulgação