Revista Infra - Maio / Junho 2020

51 INFRA Outsourcing & Workplace • Status de todas as equipes residentes (manutenção, segurança, portaria, limpeza, recepção, copa); • Status de número de funcionários (la- yout) de ocupação de todos os pavi- mentos da matriz e dos sites (filiais). Após o levantamento dessas infor- mações iniciam-se o detalhamento de algumas operações: Energia elétrica • Concessionária, telefone, níveis que problemas de fornecimento de ener- gia na rede local; • Possui sistema de energia de emer- gência (geradores)? O que o sistema atende e qual autonomia? Possui for- necedor contratado? Qual o prazo de entrega? Ar condicionado • Nome da empresa, telefone, planto- nista (se houver) • O sistema está funcionamento ple- namente? • O sistema possui redundância? E isso se aplica, conforme as parti- cularidades de cada organização. A COMUNICAÇÃO EFICAZ Uma das piores coisas que pode existir em uma organização é estar se mobilizando para ummomento de crise e não estar preparada para comunicar de forma adequada os seus colabora- dores. Boatos e informações distorci- das dentro de uma empresa são mais comuns do que se imagina. As informações são muito rápidas, mas elas estão aí, sejam por redes so- ciais, por mensagens eletrônicas. Mí- dia. Em grupos de conversas. Até do “ouvi dizer”. Estão aí. E precisam ser analisadas e pesquisadas para avaliar se são verdadeiras e, se confirmadas, qual será o impacto. Da informação? Não. Do cenário. Nesse tópico o mais importante no departamento de FM é criar uma Matriz de Comunicação, com base na Matriz de Responsabilidades, criando uma escala de comunicação conforme cada tipo de problema, previamente ma- peado, para os devidos acionamentos. CONSTRUÇÃO DE CENÁRIOS A área de FM contribui de forma sig- nificativa pois os seus cenários podem ser previstos e informados que, como citado anteriormente, servirão de apoio às tomadas de decisão. Exemplificar nesse cenário, em conjunto com outros departamentos, qual seria a autonomia de nobreaks e geradores para um Data Center em caso de falta de fornecimen- to de energia por conta da concessio- nária? Quanto tempo de energia seria necessário para um shutdown (desli- gamento) dos servidores, garantindo assima integridade dos equipamentos? Outro bom exemplo é a climati- zação de ambientes críticos. Quanto tempo que os equipamentos toleram uma temperatura acima da ideal até que se tenha que acionar a redundân- cia ou realizar contingenciamento? É uma situação que são classificadas como crise. EQUIPES X TOMADA DE DECISÃO Uma equipe de gerenciamento de crises se fundamenta na sua capaci- dade de resposta. Normalmente, em muitas organizações, departamentos como Recursos Humanos, Marketing, Segurança (Patrimonial e Trabalho), FM, TI dentre outros, participam, através de seus representantes, da elaboração e da construção do plano de continui- dade que será o balizador para as to- madas de decisão. No momento atual passamos por uma situação de crise. Complexa e com muitas informações. Algumas divergen- tes. Outras convergentes. O impacto que essa crise causa em um determi- nado lugar não, necessariamente, será semelhante a umoutro local. E sãomui- tos os cenários para analisar. O local, o país, a disponibilidade de recursos, a forma de se mapear, a forma de se prevenir e, o mais importante: con- tinuarmos existindo. Como pessoas. Como uma organização. O que as pessoas e as organizações têm feito para minimizar esse impac- to? Observamos que muito tem sido feito e em todos os sentidos visando a preservação das vidas e buscando o menor impacto possível nos negócios. As equipes de FM dentro desse cenário de complexidade continuam desempenhando o seu papel de su- porte, apoiando as decisões tomadas, avaliando possíveis locais para even- tuais contingenciamentos, preparando a estrutura mínima para que o modelo proposto pela organização seja aten- dido, propondo melhorias e, acima de tudo, a disponibilidade. É fundamental que façamos de forma tranquila, organizada. São em momentos de crise que temos a chance de nos reinventarmos e estarmos ain- da melhores para outras crises, afinal, crises ocorrem a todo instante. E, assim aprendemos que o mais importante é estarmos preparados. E seguirmos. Sempre em frente.