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INFRA
Outsourcing & Workplace
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
E SUAS VANTAGENS CORPORATIVAS
Entenda porque a
informação trabalhada
e organizada dentro das
empresas foi e sempre
será moeda de negócios
GESTÃO DE DOCUMENTOS |
por Larissa Gregorutti
A
dministrar uma empresa, indepen-
dente do seu porte, implica cum-
prir determinadas formalidades para
que informações não se percam e pro-
blemas não ocorram em função do não
atendimento a uma demanda legal, por
exemplo.
Isso acontece porque toda corpo-
ração gera diariamente uma infinidade
de documentos críticos ou não, como
a troca de e-mails, formulação de con-
tratos, dados relativos a empregados e
faturas, que possuem um valor de ne-
gócio imensurável quando utilizados
no momento propício.
Para Paulo Pereira, Presidente da As-
sociação Brasileira de Empresas de Ge-
renciamento de Documentos (ABGD),
planejar a organização e a gestão docu-
mental é um fator de suma importância
para a otimização do processo de negó-
cio, segurança e redução de custos. Po-
rém, é preciso entender o porquê, mes-
mo com o avanço da tecnologia, uma
grande quantidade de informações per-
manece trancada dentro das empresas,
em serviços de arquivos e discos rígidos.
O excesso de informações mal ge-
ridas por profissionais conservadores,
que têm receio de compartilhar informa-
ções e a falta de controle em armazenar
o que de fato é importante sob o ponto
de vista estratégico, formal e regulatório,
são aspectos que geram uma série de
complicações para as empresas, como a
construção de arquivos desnecessários,
a falta de eficiência operacional, a perda
de competitividade no mercado etc.
Neste sentido, conhecer as vantagens
da aplicação da tecnologia de gestão de
conteúdos e documentos (conhecidopelo
acrônimo ECM– Enterprise Content Mana-
gement) ajuda a entender como essa fer-
ramenta pode transformar para melhorar
a atuação de uma empresa nomercado.
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