Revista Infra Maio/Junho 2019

17 INFRA Outsourcing & Workplace A experiência tem mostrado aqui no Brasil, no sudeste especificamente, que a ociosidade real de salas de reunião indica índices que variam entre 40% a 60% do tempo total disponível para uso. Ou seja, embora aparentemente faltem salas, há uma oferta muito maior que a demanda média mensal de 35% relativo ao uso de mesas de trabalho em empresas. Considerando o que foi apresentado acima, pode-se tentar realizar uma simu- lação sobre como materializar esse des- perdício. Como dados de entrada, veja o seguinte cenário de uma empresa com a configuração a seguir: (1) 1.000 funcioná- rios; (2) customensal total médio de folha/ colaborador de R$ 12.000,00; (3) represen- tatividade do gasto de folha em relação à receita de 30%; (4) tamanhomédio de sala de reunião de 15m ; (5) média de 1 sala de reunião para cada 14 colaboradores; (6) customensal dom 2 (aluguel+IPTU) de R$ 100,00; (7) proporção de número de mesas/colaborador em 0,9; 8) tamanho médio de ocupação de umamesa em5m; e (9) EBITDA em 15%. Com base em todas essas informa- ções, é facilmente possível calcular para a nossa empresa-exemplo: ( a) umdesper- díciomensal do tempo produtivo de pes- soas em R$ 118 mil; (b) um desperdício mensal em aluguel+IPTU em salas de reunião de R$ 45mil e (c) umdesperdício mensal em aluguel+IPTU do espaço de mesas da ordem de R$ 157 mil. Soman- do tudo, gera-se um desperdício mensal de R$ 320 mil, ou R$ 1,4 milhão no ano. Ou seja, uma representação de 5% no EBITDA. Isso sem contar com uma série de outros custos indiretos relacionados a esses três itens, tais como a já citada perda de geração de resultados, além de custos de operação como energia, infraestrutura predial, dentre outros. por Flávio Pimentel e Marcelo Junqueira gas. Esse custo de folha também gera um impacto sobre resultados financeiros associados ao que a empresa perdeu com esse tempo desperdiçado. Olhando para alguns workspaces, tem sido verificado na prática que, no caso de salas de reunião, muitas empresas têm agendas lotadas em seus sistemas, mas sempre há algumas ou várias salas va- zias. A experiência temmostrado aqui no Brasil, no sudeste especificamente, que a ociosidade real de salas de reunião indica índices que variam entre 40% a 60% do tempo total disponível para uso. Ou seja, embora aparentemente faltem salas, há uma oferta muitomaior que a demanda. Esse efeito também não é muito diferente do que ocorre em mesas de trabalho. Nesse caso, muitas empresas têm mais mesas fixas do que realmente precisam. A razão disto é que mobilidade de pessoas entre escritórios/clientes e home office são partes cada vez mais relevantes do dia a dia do colaborador. Algumas empresas, já entendendo esse cenário, mas sem implementar gestão adequada, reduziram suas mesas, mas criaram problemas de produtividade, visto que muitas adotaram o modelo de dias fixos para as pessoas trabalharem. Um contrassenso, visto que, da mesma forma que as pessoas estão mais dinâ- micas, os negócios estão muito mais, e isso passa por garantir flexibilidade, e não rigidez como está sendo o caso. Mas voltando ao ponto da ociosidade, não é difícil observar a existência de ociosidade Olhando o que representa esse des- perdício, certamente não vai se demitir pessoas para reduzir a perda de tempo desperdiçada. No caso de salas ou me- sas, não se vai necessariamente devolver alguns m 2 no contrato de aluguel, embo- ra, dependendo do caso, isso vá ser pos- sível. É bemprovável que a empresa com essa visão perceba que a falta de ges- tão eficiente sobre esses espaços a está conduzindo a adquirir novos andares ou prédios. E faz isso de forma desnecessária para conseguir contratar mais pessoas, ou não consegue consolidar andares ou prédios da melhor forma. Ninguém enxuga custos sem ofere- cer riscos ao empreendimento.Este é o diferencial da gestão. Mas é necessário atuar com inteligência e criar espaços que permitamque isso aconteça. A visão atual é que implantar smart offices que este- jam realmente alinhados à jornada do colaborador é vital para o sucesso, bem como para desconstrução dos problemas acima. Esse reposicionamento através de tecnologia é o real significado da trans- formação digital: impacto no negócio. É com esse foco que a CI&T IoT, braço da CI&T para workspace management, vem atuando no mercado: olhando workspaces na ótica de jornadas de uso e empoderamento do gestor. As soluções para o propósito de reuniões (http://free- room.io) ou mesas de trabalho (http:// desk4me.io ) são exemplos disso. Empre- sas que já adotaram as soluções conse- guiram materializar esses números. Na prática, isso representa o crescimento da relevância da gestão no resultado da empresa e alinhamento ao negócio. Flávio Pimentel (fpimentel@ciandt.com) , Head of Smart Workplace Experience, e Marcelo Junqueira (mjunqueira@ciandt. com), Product & Operations Manager, da CI&T