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Outsourcing & Workplace
COMPRAS E FACILITIES
namento com a área de facilities, que
é um dos maiores clientes de contrata-
ção e prestação de serviços da empre-
sa, a área de suprimentos se envolve o
mais rápido possível no processo.
“Antes de iniciar o processo de
compra, junto à área de suprimentos,
a área de facilities analisa as melhoras
práticas do mercado, cases, alternati-
vas e possibilidades para definição do
objetivo, das premissas, prazos e do
escopo inicial, alinhados com a estra-
tégia da companhia.” Assim, como afir-
ma Debora Luiz , a área define primeiro
o que quer, para depois envolver a área
de suprimentos, através de uma reu-
nião de alinhamento (kick off), o que
traz agilidade e eficiência ao processo,
e permite identificar novas tecnologias
e métodos através de reuniões com
fornecedores, podendo alterar o es-
copo inicial do projeto de compra ou
contratação de serviços para um mais
eficiente, sustentável e rentável.
A integração, neste sentido, existe
para soluções, serviços ou produtos
de menor ou maior complexidade. “O
departamento de suprimentos é en-
volvido desde o início do projeto (...)
então todas as reuniões, visitas a for-
necedores e negociações de escopos
são feitas em conjunto, e são muitos
os exemplos que provam que esta
prática traz ótimos resultados, desde
redução de prazo de contratação, re-
forço da imagem da Wickbold perante
seus fornecedores por demonstrar or-
ganização e transparência, até ganhos
financeiros decorrentes de melhores
estratégias de negociações que vão
sendo elaboradas ao longo de todo o
processo”, destaca Márcia Lopes.
Quanto à indicação de fornece-
dores, a área de facilities costuma
apresentar aqueles tecnicamente
aprovados, após realizar pesquisa de
mercado e conhecer quais fornecedo-
res cumprem e quais não cumprem o
que prometem. Sobre isso também, a
parceria com a área de suprimentos é
essencial, por não permitir que o for-
necedor faça promessas que não este-
jam dentro daquilo que foi proposto.
Esse contato com os fornecedores
inclusive, faz parte de algumas regras
de ouro da Wickbold, conforme infor-
ma Debora Luiz: “O contato tem que
ser sempre através de suprimentos,
porque os fornecedores tentam ligar
para o solicitante para quebrar cami-
nhos, mas nós não atendemos sem a
via de suprimentos. Isso ganha muito
no prazo, na estratégia, na efetividade
e até na confecção do contrato final,
pois muito se falava em contrato de
gaveta, em que o contratado não era o
que acontecia na prática, mas quando
o processo acontece com a sinergia
entre suprimentos, facilities e jurídico,
você consegue colocar no papel exa-
tamente o que foi acordado”.
Durante o processo de contratação
de serviços, duas ferramentas estraté-
gicas são utilizadas pela empresa. A
primeira é o workflow, que faz a de-
finição do escopo e inicia o processo
para que todas as negociações sejam
feitas, até a minuta assinada. E a se-
gunda é utilizada após a contratação,
quando o serviço passa a ser registra-
do no ERP , módulo específico de con-
tratos, que armazena todas as medi-
ções dos serviços feitas pelo gestor da
área contratante, e passa a controlar a
rotina ao longo da vida de cada pres-
tador dentro da empresa.
O case apresentado pela Wickbold,
exemplifica a importância da sinergia
entre as áreas de facilities e suprimen-
tos. Por ser uma empresa do ramo
alimentício, limpeza é um serviço fun-
damental no seu negócio e havia opor-
tunidades de melhoria neste processo,
como: evolução tecnológica de equi-
pamentos, modelo de gestão etc.
Por isso as áreas resolveram redis-
cutir escopo, analisar os insucessos, no-
vas tecnologias e oportunidades, além
de novos fornecedores e definições de
SLA e KPI’s , em todos os detalhes.
“Construímos a RFQ (Gerencia-
mento de Aquisições) a quatro mãos
(facilities e suprimentos), com muita
clareza, gerando propostas mais as-
sertivas. Este processo demorou mais
de seis meses até a contratação, mas
foi extremamente rico e efetivo. Após
nove meses desta nova contratação,
são perceptíveis a melhoria e a evolu-
ção dos processos e indicadores, frutos
de uma contratação adequada, que só
foi possível pela sinergia entre as áreas
de suprimentos e facilities. Neste case,
alémdo envolvimento da área de supri-
mentos, tivemos a sinergia com a área
produtiva (principal cliente deste servi-
ço), com a assessoria industrial e com a
área jurídica” afirma Debora Luiz.
As etapas que mereceram destaque
neste processo de contratação, segun-
do Márcia Lopes, são as visitas aos
fornecedores, visitas aos seus clientes
e abertura de escopo para todos os
fornecedores de uma só vez, tudo de
forma muito transparente e ética, com
resultados e objetivos bem delineados.
“Acreditamos muito nesse modelo
de trabalho, e a nossa missão é utilizá-
-lo e implementá-lo em todo e qualquer
tipo de contratação, adaptando e me-
lhorando-o a cada caso a ser apresenta-
do”, finaliza a Gerente de Suprimentos.