Revista Infra Março 2015

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13 INFRA Outsourcing & Workplace
Boas práticas no gerenciamento
de correspondências
Informe Publicitário
Problemas como a perda de do-
cumentos ou extravio de car-
tas, podem não ser ocorrências
comuns dentro das empresas, mas
quando acontecem, transformam o
departamento de correspondências
em um vilão, ao se tornar automa-
ticamente responsável pelo prejuízo
gerado, como por exemplo, multas e
perda de prazos para as empresas.
O que acontece, todavia, é que
nem sempre os processos de recebi-
mento, registro, entrega das corres-
pondências são padronizados. A falta
da adoção de boas práticas transfor-
ma um trabalho que teoricamente
poderia ser simples, em um processo
caro e ineficiente, gerando registros
repetidos em protocolos, perda de
informação, espaços desnecessários
para arquivos, e até a contratação de
um maior número de mão de obra.
Neste sentido, buscar sistemas
para simplificar todo este processo
é o passo inicial para quem acredita
que a padronização das operações é
a solução para alcançar melhores re-
sultados e condições de trabalho. A
opção que a CedecomNet oferece é
um software de gestão, que registra
via web tudo o que entra e sai de cada
departamento, de forma eficiente,
sem impressão de protocolos, listas
ou solicitações de serviços.
As correspondências e encomen-
das são entregues ao destinatário final
por meio do recebimento por login e se-
nha em protocolo digital, feito em qual-
quer dispositivo móvel. O acesso pela
internet pode ser feito diretamente da
empresa, ou via home office por usuá-
rio autorizado, seja no monitoramento
e atendimento do serviço solicitado,
até sua conclusão, ou para verificar a
disponibilidade de documentos ou en-
comendas destinadas a ele que foram
recebidas pela recepção ou portaria. O
acesso a essas informações contribui
para a diminuição dos riscos de atra-
sos no recebimento e/ou extravios.
O sistema possui três módulos de
serviços: o de protocolo, o de malote
e o de serviços externos. Juntos, eles
operam toda a circulação de docu-
mentos e encomendas, que são re-
cebidas e expedidas pela empresa e
por seus colaboradores. O sistema da
CedecomNet, além de gerar econo-
mia de custos diretos e indiretos para
o departamento, adota uma medida
sustentável, por não precisar de papel
e/ou arquivos.
Tels.: (55 11) 3611.3150 | 3611.9446