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Outsourcing & Workplace
DIGITALIZAÇÃO
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por Paulo Fernandes*
DIGITALIZAÇÃO E O SEU
“PAPEL” NAS EMPRESAS
M
uitas pessoas consideram o tra-
balho de digitalização difícil de
aplicar, isso porque faz parte da cultu-
ra brasileira atuar com processos ma-
nuais. Porém, a evolução tecnológica
está trazendo benefícios mensuráveis
e dedicar um tempo maior, no início,
para melhorar processos futuros é
uma decisão estratégica que refleti-
rá positivamente para a expansão da
empresa. Vou tentar ilustrar uma mo-
vimentação de documentos na forma
manual e digitalizada, para termos
uma ideia clara do quanto o formato
digital e automatizado pode resultar
em crescimento expressivo ao longo
dos anos.
Vamos começar pelos processos
tradicionais do setor de RH. Imagine
que um colaborador será admitido
e trouxe seus documentos pessoais
para fazer o registro em carteira. O
responsável pela contratação faz a
solicitação dos dados e assim que
os recebe passa para o estagiário. O
auxiliar faz a captura de todos os do-
cumentos e compartilha novamente
com o contratante, que repassará
tudo para a contabilidade, que depois
de registrar, devolve os documentos
para o contratante, que devolve a
documentação para o novo colabo-
rador. Encerramos em todas essas
linhas uma simulação de uma contra-
tação manual em uma empresa.
Agora vamos imaginar o mesmo
processo feito de forma digitalizada.
O responsável pela contratação
solicita os documentos. O colabora-
dor traz as certificações que são di-
gitalizadas com scanners inteligentes
e com programação para envio auto-
mático para a contabilidade.
O colaborador nem precisa en-
tregas os documentos! Ele já retorna
com eles e está liberado para início
das atividades.
O processo é muito mais dinâmi-
co! E este é só um dos milhares de
procedimentos que podem ser oti-
mizados com a implantação da digi-
talização inteligente. É possível me-
lhorar processos administrativos,
financeiros, licitações, conferências,
perícias externas que podem ter
os dados digitalizados assim que
identificada a ação com a opção
de digitalização mobile e portátil,
formalização de fases de processos
para tê-los registrados e acionados
virtualmente quando necessário,
entre outros.
Simultaneamente, a economia
com a digitalização pode ser vista
de diferentes ângulos. Entre eles, a
questão de espaço para novos seto-
res em vez de arquivos e salas cheias
de documentos; segurança da infor-
mação, considerando a vulnerabili-
dade de informações confidenciais;
*
Paulo Fernandes
é
Diretor de Produtos
e Soluções da
Kodak Alaris para
a América Latina.
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